Anfängerleitfaden: Wie man englische E-Mails schreibt | Grundstruktur und Beispiele

Mit der Entwicklung der IT-Technologie und der Globalisierung des Geschäftslebens arbeiten immer mehr Menschen mit ausländischen Kollegen zusammen.

In solchen Situationen kann Sprache eine Herausforderung darstellen. Wenn Sie Sprachen nicht intensiv studiert haben, kann es einschüchternd sein, E-Mails in anderen Sprachen als Ihrer Muttersprache zu erhalten.

Besonders da viele Menschen Englisch als schwierig empfinden, möchten Sie möglicherweise reibungslos übersetzen.

In diesem Artikel erklären wir daher, wie man englische E-Mails schreibt. Wir stellen auch Tools vor, die Ihre englische E-Mail-Kommunikation erheblich verbessern können, bitte nutzen Sie dies als Referenz.

Englische E-Mails ohne Recherche schreiben mit DeepTranslate

Es ist menschlich, sich eingeschüchtert zu fühlen, wenn man eine E-Mail vollständig auf Englisch erhält. Auch wenn Sie während Ihrer Schulzeit fleißig Englisch gelernt haben, ist es anders, wenn Sie es tatsächlich sehen.

Für solche Fälle empfehlen wir die Google Chrome-Erweiterung "DeepTranslate". Einmal im Browser installiert, ist es sofort als Übersetzungstool verfügbar.

Die Verwendung ist einfach: Suchen Sie einfach auf der Erweiterungsseite nach "DeepTranslate" und installieren Sie es. Öffnen Sie dann die Seite, die Sie übersetzen möchten, und drücken Sie "ALT+A" für die automatische Übersetzung. Keine lästigen Klicks erforderlich. Wenn Sie webbasierte E-Mail wie Gmail verwenden, können Sie es sofort beherrschen.

Da es im zweisprachigen Format übersetzt, ist es auch reizvoll, Englisch zu lernen, während Sie E-Mails schreiben. Es verwendet ChatGPT für die Übersetzung und gewährleistet so eine genaue Übersetzung von Fachbegriffen.

Es ist ein Übersetzungstool, das in geschäftlichen Umgebungen eine wichtige Rolle spielen wird.

Grundstruktur englischer E-Mails

Lassen Sie uns nun betrachten, wie man schreibt, wenn man selbst E-Mails verfasst.

• Grundstruktur ist wie in Deutschland
• Adresse/Anrede
• Begrüßung
• Hauptpunkt
• Details und Gründe
• Anfrage an den Empfänger
• Schluss

Grundstruktur ist wie in Deutschland

Auch wenn es Englisch ist, denken Sie nicht zu komplex. Der E-Mail-Stil ist wie in Deutschland. Grundsätzlich schreiben Sie mit folgender Struktur:

• Adresse/Empfänger
• Begrüßung
• Hauptpunkt
• Details und Gründe
• Anfrage an den Empfänger
• Schluss

Fügen Sie schließlich Ihre Signatur hinzu, und Sie sind fertig. Sie können sehen, dass es dasselbe ist wie das Schreiben von E-Mails an deutsche Empfänger, oder?

Sobald Sie die Struktur verstehen, müssen Sie nur noch auf individuelle Schreibstile achten.

Adresse/Empfänger

Für Adressen und Empfänger variieren Sie, wie in Deutschland, die Formalität basierend auf Ihrer Beziehung zum Geschäftspartner. Zum Beispiel:

• Dear Mr. / Ms. + Nachname: Formalste Form
• Dear + Vorname: Für jemanden, mit dem Sie eine etablierte Vertrauensbeziehung haben
• To Whom it may concern: Entspricht "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Deutsch
• Dear Colleagues,: Für interne E-Mails, die an mehrere Personen gleichzeitig gesendet werden

Für Frauen verwenden Sie Ms. unabhängig vom Familienstand, bitte beachten Sie dies.

Begrüßung

Begrüßungen sind auch auf Englisch wichtig. Fügen Sie eine Begrüßung am Anfang ein. Strukturieren Sie sie grundsätzlich mit folgendem Ablauf:

• Begrüßungstext
• Selbstvorstellung

Was zu beachten ist: Englisch hat keine Phrase, die dem deutschen "Guten Tag" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" entspricht. Verwenden Sie daher Phrasen, die Rücksicht auf den Empfänger zeigen, wie "How are you?" oder "Did you have a good holiday?"

Hauptpunkt

Nach der Begrüßung kommt der Hauptpunkt. Beim Hauptpunkt befolgen Sie immer diese Regeln:

• Halten Sie Zeilen bei etwa 60-70 Zeichen
• Schreiben Sie nicht nur in Groß- oder Kleinbuchstaben
• Halten Sie den Inhalt prägnant

Geschäfts-E-Mails unterscheiden sich von Briefen darin, dass Prägnanz wichtig ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikationsabsicht klar ist, und formulieren Sie prägnante, gut lesbare Sätze.

Details und Gründe

Nachdem Sie den Hauptpunkt vorgestellt haben, kommen als Nächstes Details und Gründe. Erklären Sie, "warum Sie mit dieser Anfrage Kontakt aufnehmen".

Wenn Sie beispielsweise aufgrund eines Feiertags verzögert sind, verwenden Sie folgenden Text:

• This is due to the German official holiday. (Dies liegt am deutschen gesetzlichen Feiertag.)

Sie vermitteln, dass Sie wegen des Feiertags nicht erreicht werden können. Nachdem Sie die Anfrage gestellt haben, erklären Sie die Gründe, damit der Empfänger es leicht verstehen kann.

Anfrage an den Empfänger

Während nicht immer notwendig, wenn Sie eine Anfrage an den Empfänger haben, fügen Sie sie nach der Erklärung von Details und Gründen hinzu.

Da Sie die anfragende Partei sind, könnten Sie denken, dass höfliche Ausdrücke nötig sind, aber das sind sie nicht. Schreiben Sie einfach folgende Punkte:

• Erforderliche Aktion
• Frist

Wenn Sie höflich und prägnant sind, können Sie natürlich gut schreiben.

Schluss

Am Ende der E-Mail fügen Sie eine Schlussformel hinzu. Häufig verwendete Schlussformeln im Geschäftsleben sind:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

Der Schlüssel ist die Verwendung formaler, polierter Ausdrücke. Vermeiden Sie wie bei deutschen Empfängern lockere Ausdrücke, die Sie mit engen Freunden verwenden würden.

Wie man englische Geschäfts-E-Mails schreibt

Jetzt, da Sie den allgemeinen Schreibstil verstehen, lassen Sie uns zusammenfassen. Hier ist ein Beispiel:

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

Jeder kann die obige E-Mail erstellen, indem er einfach dem gleichen Ablauf folgt wie erklärt. Bitte nutzen Sie dies als Referenz.

3 Punkte, die beim Schreiben englischer E-Mails zu beachten sind

Beim Schreiben englischer E-Mails beachten Sie bitte folgende Punkte, die sich vom Deutschen unterscheiden:

• Machen Sie Betreffzeilen prägnant und klar
• Verwenden Sie einfache Grammatik
• Verwenden Sie dem Empfänger angemessene Ausdrücke

Machen Sie Betreffzeilen prägnant und klar

Für E-Mails ist die Betreffzeile wie das Gesicht. Empfänger schauen auf die Betreffzeile, um den E-Mail-Inhalt vorherzusagen. Jeder hatte die Erfahrung, eine E-Mail nur aufgrund der Betreffzeile in den Papierkorb zu verschieben.

Daher achten Sie darauf, Betreffzeilen prägnant und klar zu halten. Wenn klar ist, worum es geht, wird die Kommunikation reibungsloser.

Verwenden Sie einfache Grammatik

Für englische E-Mails zielen Sie auf einfache Grammatik ab. Deutsch ist eine komplexe Sprache, und wenn Sie mit demselben Gefühl schreiben, entstehen schwer verständliche E-Mails. Verwenden Sie einfaches, gut lesbares Englisch auf dem Niveau der Mittelschule.

Ob es für den Empfänger lesbar ist, ist entscheidend.

Verwenden Sie dem Empfänger angemessene Ausdrücke

Genau wie im Deutschen ist es auch auf Englisch wichtig, dem Empfänger angemessene Ausdrücke zu verwenden. Achten Sie auf Schreibstile, die für TPO (Zeit, Ort, Anlass) angemessen sind.

Wenn Sie die Distanz zum Empfänger falsch einschätzen, kann dies später zu unnötigen Problemen führen. Da Emotionen allein durch Text schwer zu vermitteln sind, verwenden Sie bitte gründlich dem Empfänger angemessene Ausdrücke.

Verwenden Sie Übersetzungs-Apps, wenn Sie unsicher beim Schreiben englischer E-Mails sind

Englische E-Mails haben eine grundlegende Struktur. Beim Schreiben achten Sie auf die Struktur und befolgen Sie die Regeln.

Wenn es schwierig ist, empfehlen wir "DeepTranslate". Da es im zweisprachigen Format übersetzt, können Sie auch überprüfen, ob Sie wie beabsichtigt schreiben. Wenn Sie unsicher beim Schreiben englischer E-Mails sind, probieren Sie es bitte aus.