Guía para principiantes: Cómo escribir correos electrónicos en inglés | Estructura básica y ejemplos

Con el desarrollo de la tecnología IT y la globalización de los negocios hoy en día, cada vez más personas trabajan con colegas en el extranjero.

En tales situaciones, el idioma puede ser un desafío. Si no has estudiado idiomas seriamente, recibir correos en idiomas que no son tu lengua materna puede ser intimidante.

Especialmente ya que muchas personas sienten que el inglés es difícil, querrías traducir sin problemas si es posible.

Así que en este artículo, explicaremos "cómo escribir correos electrónicos en inglés". También presentamos herramientas que pueden mejorar dramáticamente tus intercambios de correos en inglés, así que úsalo como referencia.

Escribe correos en inglés sin investigar usando DeepTranslate

Todos se sienten intimidados al recibir un correo completamente en inglés. Incluso si estudiaste arduamente durante tus días de estudiante, es diferente cuando lo ves realmente.

Para tales momentos, recomendamos la extensión de Google Chrome "DeepTranslate". Una vez instalada en tu navegador, está inmediatamente disponible como herramienta de traducción.

Es fácil de usar: simplemente busca "DeepTranslate" en la página de extensiones e instálalo. Luego abre la página que deseas traducir y presiona "ALT+A" para traducción automática. No se requieren clics molestos. Si usas correo web como Gmail, puedes dominarlo inmediatamente.

Como traduce en formato bilingüe, también es atractivo que puedas estudiar inglés mientras escribes correos. Utiliza ChatGPT para la traducción, asegurando una traducción precisa de terminología de la industria.

Es una herramienta de traducción que desempeñará un papel importante en entornos comerciales.

Estructura básica de correos electrónicos en inglés

Ahora, veamos cómo escribir cuando redactas correos tú mismo.

• La estructura básica es la misma que en España
• Dirección/saludo
• Salutación
• Punto principal
• Detalles y razones
• Solicitud al destinatario
• Cierre

La estructura básica es la misma que en España

Aunque involucre inglés, no lo pienses demasiado complejo. El estilo de escritura de correos es el mismo que en España. Básicamente, escribes con la siguiente estructura:

• Destinatario/Dirección
• Salutación
• Punto principal
• Detalles y razones
• Solicitud al destinatario
• Cierre

Finalmente, agrega tu firma y listo. ¿Puedes ver que es lo mismo que escribir correos a personas de habla hispana?

Una vez que entiendes la estructura, solo necesitas prestar atención a estilos de escritura individuales.

Destinatario/Dirección

Para direcciones y destinatarios, como en España, varía la formalidad basándote en tu relación con el socio comercial. Por ejemplo:

• Dear Mr. / Ms. + Apellido: Forma más formal
• Dear + Nombre de pila: Para alguien con quien tienes una relación de confianza establecida
• To Whom it may concern: Equivalente a "A quien corresponda" en español
• Dear Colleagues,: Para correos internos enviados a varias personas a la vez

Para mujeres, use Ms. independientemente del estado civil, así que tenlo en cuenta.

Salutación

Los saludos son importantes incluso en inglés. Incluye un saludo al principio. Básicamente, estructúralo con el siguiente flujo:

• Texto de saludo
• Autopresentación

Lo que hay que tener en cuenta es que el inglés no tiene una frase equivalente al español "Estimado/a". Por lo tanto, usa frases que muestren consideración por el destinatario, como "How are you?" o "Did you have a good holiday?"

Punto principal

Después del saludo, viene el punto principal. Respecto al punto principal, sigue siempre estas reglas:

• Mantén las líneas alrededor de 60-70 caracteres
• No escribas solo en mayúsculas o minúsculas
• Mantén el contenido conciso

Los correos comerciales difieren de las cartas en que la concisión es importante. Asegúrate de que tu intención de comunicación sea clara y escribe oraciones concisas y legibles.

Detalles y razones

Después de presentar el punto principal, a continuación proporciona detalles y razones. Explica "por qué contactas con esta solicitud".

Por ejemplo, si te retrasarás debido a un día festivo, usa el siguiente texto:

• This is due to the Spanish official holiday. (Esto se debe al festivo oficial español.)

Estás comunicando que no pueden contactarte porque es festivo. Después de presentar la solicitud, explica las razones para que el destinatario pueda entender fácilmente.

Solicitud al destinatario

Aunque no siempre es necesario, si tienes alguna solicitud para el destinatario, inclúyela después de explicar detalles y razones.

Como eres quien hace la solicitud, podrías pensar que se necesitan expresiones formales, pero no es así. Simplemente escribe los siguientes puntos:

• Acción necesaria
• Fecha límite

Si eres consciente de ser cortés pero conciso, podrás escribir naturalmente.

Cierre

Al final del correo, incluye una frase de cierre. Los cierres comúnmente usados en negocios son:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

La clave es usar expresiones formales y pulidas. Al igual que con destinatarios hispanohablantes, evita expresiones casuales que usarías con amigos cercanos.

Cómo escribir correos comerciales en inglés

Ahora que entiendes el estilo de escritura general, resumamos. Aquí hay un ejemplo:

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

Cualquiera puede crear el correo anterior siguiendo simplemente el mismo flujo explicado. Úsalo como referencia.

3 puntos a tener en cuenta al escribir correos en inglés

Al escribir correos en inglés, ten en cuenta los siguientes puntos, que difieren del español:

• Haz las líneas de asunto concisas y claras
• Usa gramática simple
• Usa expresiones apropiadas para el destinatario

Haz las líneas de asunto concisas y claras

Para los correos, la línea de asunto es como la cara. Los destinatarios miran la línea de asunto para predecir el contenido del correo. Todos han tenido la experiencia de enviar un correo a la basura solo por mirar la línea de asunto.

Por lo tanto, asegúrate de mantener las líneas de asunto concisas y claras. Cuando esté claro de qué se trata, la comunicación será más fluida.

Usa gramática simple

Para los correos en inglés, apunta a gramática simple. El español es un idioma complejo, por lo que escribir con la misma sensibilidad resultará en correos difíciles de entender. Usa inglés simple y legible al nivel de la escuela secundaria.

Si es legible para el destinatario es lo que importa.

Usa expresiones apropiadas para el destinatario

Al igual que en español, usar expresiones apropiadas para el destinatario también es importante en inglés. Sé consciente de estilos de escritura apropiados para el TPO (Tiempo, Place, Ocasión).

Si juzgas mal la distancia con el destinatario, puede llevar a problemas innecesarios más tarde. Dado que las emociones son difíciles de transmitir solo a través de texto, por favor sé minucioso en usar expresiones apropiadas para el destinatario.

Usa aplicaciones de traducción cuando no estés seguro de escribir correos en inglés

Los correos en inglés tienen una estructura básica. Al escribir, sé consciente de la estructura y sigue las reglas.

Si es difícil, "DeepTranslate" es recomendado. Como traduce en formato bilingüe, también puedes verificar si estás escribiendo según lo previsto. Si no estás seguro de cómo escribir correos en inglés, por favor pruébalo.