Guide du débutant : Comment rédiger des emails en anglais | Structure de base et exemples

Avec le développement de la technologie IT et la mondialisation des affaires aujourd'hui, de plus en plus de personnes travaillent avec des collègues à l'étranger.

Dans de telles situations, la langue peut être un défi. Si vous n'avez pas sérieusement étudié les langues, recevoir des emails dans d'autres langues que votre langue maternelle peut être intimidant.

Surtout comme beaucoup de personnes trouvent l'anglais difficile, vous voudriez traduire sans problème si possible.

Donc dans cet article, nous expliquerons "comment rédiger des emails en anglais". Nous présentons aussi des outils qui peuvent améliorer considérablement vos échanges d'emails en anglais, veuillez donc utiliser ceci comme référence.

Rédigez des emails en anglais sans recherche avec DeepTranslate

Tout le monde se sent intimidé en recevant un email entièrement en anglais. Même si vous avez étudié durant vos années d'étudiant, c'est différent quand vous le voyez réellement.

Pour de tels moments, nous recommandons l'extension Google Chrome "DeepTranslate". Une fois installée dans votre navigateur, elle est immédiatement disponible comme outil de traduction.

C'est facile à utiliser : recherchez simplement "DeepTranslate" sur la page des extensions et installez-le. Ouvrez ensuite la page que vous souhaitez traduire et appuyez sur "ALT+A" pour une traduction automatique. Pas de clics ennuyeux requis. Si vous utilisez un email web comme Gmail, vous pouvez le maîtriser immédiatement.

Comme il traduit en format bilingue, c'est aussi attrayant que vous pouvez étudier l'anglais tout en écrivant des emails. Il utilise ChatGPT pour la traduction, assurant une traduction précise de la terminologie de l'industrie.

C'est un outil de traduction qui jouera un rôle important dans les environnements commerciaux.

Structure de base des emails en anglais

Maintenant, voyons comment écrire quand vous rédigez vous-même des emails.

• La structure de base est la même qu'en France
• Adresse/salutation
• Salut
• Point principal
• Détails et raisons
• Demande au destinataire
• Clôture

La structure de base est la même qu'en France

Même si c'est de l'anglais, ne pensez pas que c'est trop complexe. Le style de rédaction d'emails est le même qu'en France. Fondamentalement, vous écrivez avec la structure suivante :

• Destinataire/Adresse
• Salut
• Point principal
• Détails et raisons
• Demande au destinataire
• Clôture

Enfin, ajoutez votre signature et vous avez terminé. Vous pouvez voir que c'est le même que d'écrire des emails à des destinataires francophones, n'est-ce pas ?

Une fois que vous comprenez la structure, vous devez juste prêter attention aux styles d'écriture individuels.

Destinataire/Adresse

Pour les adresses et destinataires, comme en France, variez la formalité basée sur votre relation avec le partenaire commercial. Par exemple :

• Dear Mr. / Ms. + Nom de famille : Forme la plus formelle
• Dear + Prénom : Pour quelqu'un avec qui vous avez une relation de confiance établie
• To Whom it may concern : Équivalent à "À l'attention de" en français
• Dear Colleagues,: Pour les emails internes envoyés à plusieurs personnes à la fois

Pour les femmes, utilisez Ms. indépendamment de l'état civil, veuillez donc noter ceci.

Salut

Les salutations sont importantes même en anglais. Incluez une salutation au début. Fondamentalement, structurez-la avec le flux suivant :

• Texte de salutation
• Auto-présentation

Ce qu'il faut noter est que l'anglais n'a pas de phrase équivalente au français "Bonjour" ou "Madame, Monsieur". Par conséquent, utilisez des phrases qui montrent de la considération pour le destinataire, comme "How are you?" ou "Did you have a good holiday?"

Point principal

Après la salutation, vient le point principal. Concernant le point principal, suivez toujours ces règles :

• Gardez les lignes autour de 60-70 caractères
• N'écrivez pas uniquement en majuscules ou minuscules
• Gardez le contenu concis

Les emails commerciaux diffèrent des lettres en ce que la concision est importante. Assurez-vous que votre intention de communication soit claire et formulez des phrases concises et lisibles.

Détails et raisons

Après avoir présenté le point principal, fournissez ensuite des détails et des raisons. Expliquez "pourquoi vous contactez avec cette demande".

Par exemple, si vous êtes retardé en raison d'un jour férié, utilisez le texte suivant :

• This is due to the French official holiday. (Cela est dû au jour férié officiel français.)

Vous communiquez qu'on ne peut pas vous joindre parce que c'est férié. Après avoir présenté la demande, expliquez les raisons pour que le destinataire puisse facilement comprendre.

Demande au destinataire

Bien que pas toujours nécessaire, si vous avez une demande pour le destinataire, incluez-la après avoir expliqué les détails et les raisons.

Comme vous êtes celui qui fait la demande, vous pourriez penser que des expressions formelles sont nécessaires, mais ce n'est pas le cas. Écrivez simplement les points suivants :

• Action requise
• Date limite

Si vous faites attention à être poli mais concis, vous pourrez écrire naturellement.

Clôture

À la fin de l'email, incluez une phrase de clôture. Les clôtures couramment utilisées dans les affaires sont :

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

La clé est d'utiliser des expressions formelles et polies. Tout comme avec les destinataires francophones, évitez les expressions décontractées que vous utiliseriez avec des amis proches.

Comment rédiger des emails commerciaux en anglais

Maintenant que vous comprenez le style d'écriture général, résumons. Voici un exemple :

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

N'importe qui peut créer l'email ci-dessus en suivant simplement le même flux expliqué. Veuillez l'utiliser comme référence.

3 points à garder à l'esprit lors de la rédaction d'emails en anglais

Lors de la rédaction d'emails en anglais, gardez à l'esprit les points suivants, qui diffèrent du français :

• Faites les lignes d'objet concises et claires
• Utilisez une grammaire simple
• Utilisez des expressions appropriées pour le destinataire

Faites les lignes d'objet concises et claires

Pour les emails, la ligne d'objet est comme le visage. Les destinataires regardent la ligne d'objet pour prédire le contenu de l'email. Tout le monde a eu l'expérience de mettre un email à la corbeille juste en regardant la ligne d'objet.

Par conséquent, assurez-vous de garder les lignes d'objet concises et claires. Quand il est clair de quoi il s'agit, la communication sera plus fluide.

Utilisez une grammaire simple

Pour les emails en anglais, visez une grammaire simple. Le français est une langue complexe, donc écrire avec la même sensibilité produira des emails difficiles à comprendre. Utilisez un anglais simple et lisible au niveau du collège.

Si c'est lisible pour le destinataire est ce qui compte.

Utilisez des expressions appropriées pour le destinataire

Tout comme en français, utiliser des expressions appropriées pour le destinataire est aussi important en anglais. Soyez conscient de styles d'écriture appropriés pour le TPO (Temps, Place, Occasion).

Si vous jugez mal la distance avec le destinataire, cela peut conduire à des problèmes inutiles plus tard. Puisque les émotions sont difficiles à transmettre uniquement par texte, veuillez être minutieux dans l'utilisation d'expressions appropriées pour le destinataire.

Utilisez des applications de traduction quand vous n'êtes pas sûr de rédiger des emails en anglais

Les emails en anglais ont une structure de base. Lors de la rédaction, soyez conscient de la structure et suivez les règles.

Si c'est difficile, "DeepTranslate" est recommandé. Comme il traduit en format bilingue, vous pouvez aussi vérifier si vous écrivez comme prévu. Si vous n'êtes pas sûr de comment rédiger des emails en anglais, veuillez l'essayer.