Guida per principianti: Come scrivere email in inglese | Struttura di base ed esempi

Con lo sviluppo della tecnologia IT e la globalizzazione degli affari oggi, sempre più persone lavorano con colleghi all'estero.

In tali situazioni, la lingua può essere una sfida. Se non hai studiato seriamente le lingue, ricevere email in lingue diverse dalla tua madrelingua può essere intimidatorio.

Specialmente poiché molte persone trovano l'inglese difficile, vorresti tradurre senza problemi se possibile.

Quindi in questo articolo, spiegheremo "come scrivere email in inglese". Presentiamo anche strumenti che possono migliorare notevolmente i tuoi scambi di email in inglese, quindi usalo come riferimento.

Scrivi email in inglese senza ricerca usando DeepTranslate

Tutti si sentono intimiditi nel ricevere un'email interamente in inglese. Anche se hai studiato duramente durante i tuoi anni da studente, è diverso quando lo vedi effettivamente.

Per tali momenti, consigliamo l'estensione Google Chrome "DeepTranslate". Una volta installata nel tuo browser, è immediatamente disponibile come strumento di traduzione.

È facile da usare: cerca semplicemente "DeepTranslate" sulla pagina delle estensioni e installalo. Poi apri la pagina che desideri tradurre e premi "ALT+A" per la traduzione automatica. Nessun click fastidioso richiesto. Se usi email web come Gmail, puoi padroneggiarlo immediatamente.

Poiché traduce in formato bilingue, è anche interessante che puoi studiare l'inglese mentre scrivi email. Utilizza ChatGPT per la traduzione, assicurando una traduzione accurata della terminologia del settore.

È uno strumento di traduzione che svolgerà un ruolo importante negli ambienti commerciali.

Struttura di base delle email in inglese

Ora, vediamo come scrivere quando componi tu stesso le email.

• La struttura di base è la stessa dell'Italia
• Indirizzo/saluto
• Saluto
• Punto principale
• Dettagli e ragioni
• Richiesta al destinatario
• Chiusura

La struttura di base è la stessa dell'Italia

Anche se si tratta di inglese, non pensare che sia troppo complesso. Lo stile di scrittura delle email è lo stesso dell'Italia. Fondamentalmente, scrivi con la seguente struttura:

• Destinatario/Indirizzo
• Saluto
• Punto principale
• Dettagli e ragioni
• Richiesta al destinatario
• Chiusura

Infine, aggiungi la tua firma e hai finito. Puoi vedere che è lo stesso che scrivere email a persone di lingua italiana, vero?

Una volta che capisci la struttura, devi solo prestare attenzione agli stili di scrittura individuali.

Destinatario/Indirizzo

Per indirizzi e destinatari, come in Italia, varia la formalità basata sulla tua relazione con il partner commerciale. Per esempio:

• Dear Mr. / Ms. + Cognome: Forma più formale
• Dear + Nome di battesimo: Per qualcuno con cui hai una relazione di fiducia stabilita
• To Whom it may concern: Equivalente a "Egregio Signore/Signora" in italiano
• Dear Colleagues,: Per email interne inviate a più persone contemporaneamente

Per le donne, usa Ms. indipendentemente dallo stato civile, quindi tienilo presente.

Saluto

I saluti sono importanti anche in inglese. Includi un saluto all'inizio. Fondamentalmente, strutturalo con il seguente flusso:

• Testo di saluto
• Auto-presentazione

Ciò che c'è da notare è che l'inglese non ha una frase equivalente all'italiano "Gentile" o "Egregio". Pertanto, usa frasi che mostrano considerazione per il destinatario, come "How are you?" o "Did you have a good holiday?"

Punto principale

Dopo il saluto, viene il punto principale. Riguardo al punto principale, segui sempre queste regole:

• Mantieni le righe intorno ai 60-70 caratteri
• Non scrivere solo in maiuscole o minuscole
• Mantieni il contenuto conciso

Le email commerciali differiscono dalle lettere in quanto la concisione è importante. Assicurati che la tua intenzione di comunicazione sia chiara e formula frasi concise e leggibili.

Dettagli e ragioni

Dopo aver presentato il punto principale, fornisci quindi dettagli e ragioni. Spiega "perché contatti con questa richiesta".

Per esempio, se sei in ritardo a causa di una festa, usa il seguente testo:

• This is due to the Italian official holiday. (Questo è dovuto alla festa ufficiale italiana.)

Stai comunicando che non possono contattarti perché è festa. Dopo aver presentato la richiesta, spiega le ragioni in modo che il destinatario possa facilmente capire.

Richiesta al destinatario

Anche se non sempre necessaria, se hai una richiesta per il destinatario, includila dopo aver spiegato i dettagli e le ragioni.

Poiché sei tu che fai la richiesta, potresti pensare che siano necessarie espressioni formali, ma non è così. Scrivi semplicemente i seguenti punti:

• Azione necessaria
• Scadenza

Se fai attenzione ad essere cortese ma conciso, potrai scrivere naturalmente.

Chiusura

Alla fine dell'email, includi una frase di chiusura. Le chiusure comunemente usate negli affari sono:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

La chiave è usare espressioni formali e rifinite. Proprio come con i destinatari di lingua italiana, evita espressioni casuali che useresti con amici stretti.

Come scrivere email commerciali in inglese

Ora che capisci lo stile di scrittura generale, riassumiamo. Ecco un esempio:

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

Chiunque può creare l'email sopra seguendo semplicemente lo stesso flusso spiegato. Usalo come riferimento.

3 punti da tenere a mente quando scrivi email in inglese

Quando scrivi email in inglese, tieni presente i seguenti punti, che differiscono dall'italiano:

• Rendi le righe dell'oggetto concise e chiare
• Usa grammatica semplice
• Usa espressioni appropriate per il destinatario

Rendi le righe dell'oggetto concise e chiare

Per le email, la riga dell'oggetto è come il volto. I destinatari guardano la riga dell'oggetto per prevedere il contenuto dell'email. Tutti hanno avuto l'esperienza di mettere un'email nel cestino solo guardando la riga dell'oggetto.

Pertanto, assicurati di mantenere le righe dell'oggetto concise e chiare. Quando è chiaro di cosa si tratta, la comunicazione sarà più fluida.

Usa grammatica semplice

Per le email in inglese, punta a grammatica semplice. L'italiano è una lingua complessa, quindi scrivere con la stessa sensibilità produrrà email difficili da capire. Usa inglese semplice e leggibile al livello della scuola media.

Se è leggibile per il destinatario è ciò che conta.

Usa espressioni appropriate per il destinatario

Proprio come in italiano, usare espressioni appropriate per il destinatario è anche importante in inglese. Sii consapevole di stili di scrittura appropriati per il TPO (Tempo, Luogo, Occasione).

Se giudichi male la distanza con il destinatario, ciò può portare a problemi inutili più tardi. Poiché le emozioni sono difficili da trasmettere solo tramite testo, per favore sii minuzioso nell'uso di espressioni appropriate per il destinatario.

Usa applicazioni di traduzione quando non sei sicuro di scrivere email in inglese

Le email in inglese hanno una struttura di base. Quando scrivi, sii consapevole della struttura e segui le regole.

Se è difficile, "DeepTranslate" è consigliato. Poiché traduce in formato bilingue, puoi anche verificare se stai scrivendo come previsto. Se non sei sicuro di come scrivere email in inglese, per favore provalo.