【初心者向 け】英語 メールの 書 き 方 をわかりやすく 解説 ｜ 基本構成 と 例文付 き

IT 技術 の 発達 によって 業務 がグローバル 化 している 昨今、海外 の 人 と 仕事 をする 方 も 増 えているでしょう。

そんな 中、困 るのが 言語 です。語学 を 本格的 に 学 んでいないと、英語 など 日本語以外 の 言語 でメールが 来 ると 身構 えてしまいますよね。

特 に 英語 は 苦手意識 を 持 っている 方 も 多 いので、なるべくならスムーズに 翻訳 したいもの。

そこで 今回 は、「英語 のメールの 書 き 方」について 解説 します。英語 のメールのやり 取 りを 劇的 に 改善 してくれるツールも 紹介 しているので、ぜひ 参考 にしてください。

英語 のメールの 書 き 方 を 調 べずに 書 くならDeepTranslate

全文 が 英語 のメールを 受信 した 際、つい 身構 えてしまうのは 誰 しもあることです。学生時代 に 英語 を 頑張 って 勉強 していても、実際 に 目 の 当 たりにすると 違 います。

そんな 時 は、GoogleChromeの 拡張機能「DeepTranslate」がオススメです。ブラウザにインストールすれば、すぐに 使 える 翻訳 ツールとなっています。

使 い 方 も 簡単 で、拡張機能 のページで「DeepTranslate」と 検索 し、インストールするだけです。後 は 翻訳 したいページを 開 いて「ALT+A」を 押 せば、自動 で 翻訳 してくれます。面倒 なクリックは 必要 ありません。Gmailのようにブラウザで 動作 するメールを 使 っている 方 なら、すぐに 使 いこなせるでしょう。

バイリンガル 形式 で 翻訳 してくれるため、メールを 打 ちながら 英語 の 勉強 もできる 点 も 魅力 です。翻訳機能 にはChatGPTが 使 われているのもあって、業界用語 を 間違 いなく 翻訳 してくれま す。

ビジネスの 現場 で 大 きく 活躍 してくれる 翻訳 ツールです。

英語 のメールの 基本的 な 書 き 方

では、自分 で 書 く 場合、どのように 書 くのか 見 ていきましょう。

• 基本的 な 構成 は 日本 と 同 じ
• 宛名
• 挨拶
• 要件
• 詳細 や 理由
• 相手 への 要求
• 結 び

基本的 な 構成 は 日本 と 同 じ

英語 と 聞 くと 難 しく 考 えてしまいますが、メールの 書 き 方 は 日本 と 同 じです。基本的 に 以下 の 構成 で 書 きます。

• 宛名 / 宛先
• 挨拶
• 要件
• 詳細や理由
• 相手への要求
• 結び

最後 に 署名 を 入 れれば 完了 です。日本人 に 向 けて 書 いているメールと 同 じなのがわかるのではないでしょうか？

構成 さえ 理解 できれば、後 は 個別 の 書 き 方 に 注意 を 払 うだけなのです。

宛名 / 宛先

宛名 と 宛先 は、日本 と 同 じく 取引先 との 距離感 によって 使 い 分 けましょう。例 えば、以下 のようなものがあります。

• Dear Mr. / Ms. + ラストネーム（苗字）：最もフォーマルな形
• Dear + ファーストネーム（名前）：信頼関係が成り立っている相手に対して使う
• To Whom it may concern；日本語における「ご担当者様」の位置付け
• Dear Colleagues,：社内メールで複数人に一斉送信する場合

女性 の 場合、未婚・既婚 にかかわらずMs.が 使 われるので、注意 しましょう。

挨拶

英語 でも 挨拶 は 重要 です。冒頭部分 に 挨拶 を 入 れるようにしましょう。基本的 には、以下 の 流 れで 構成 してください。

• 挨拶文
• 自己紹介 注意 したいのが、英語 には 日本語 の「お 疲 れ 様 です」という 言葉 が 存在 しない 点 です。そのため、「お 元気 ですか？」「良 い 休暇 を 過 ごされましたか？」のように、相手 を 気遣 うフレーズを 使 うようにしましょう。

要件

挨拶 の 次 は 要件 を 記載 します。要件 に 関 しては、以下 を 必 ず 守 ってください。

• 1行は60～70文字程度
• 大文字や小文字だけで書かない
• 内容は簡潔にする

ビジネスのメールは、手紙 と 違 って 簡潔 さが 重要 です。連絡 の 意図 がわかるように、簡潔 で 読 みやすい 文 を 心 がけましょう。

詳細 や 理由

要件 を 提示 したら、次 に 詳細 や 理由 を 記載 します。「なぜその 要件 で 連絡 してきたのか」を 提示 しましょう。

例 えば、休 みで 連絡 が 遅 れる 場合、以下 のような 文面 にします。

• This is due to the Japanese official holiday.（日本の祝日のためです）

祝日 だから 休 みなので 連絡 できませんよ、と 伝 えています。要件 を 受 けた 上 で 理由 を 説明 し、相手 が 理解 しやすいようにしましょう。

相手 への 要求

必要 なわけではありませんが、相手 に 何 らかの 要求 がある 場合 は、詳細 や 理由 を 説明 した 後 で 入 れましょう。

お 願 いする 側 なので 丁寧 な 表癌 が 必要 と 思 ってしまいますが、不要 です。以下 の 点 をシンプルに 書 いてください。

• 必要な行動
• 期限

礼儀正 しく 簡潔 を 意識 すれば、自然 と 書 けるようになります。

結 び

メールの 最後 には、結 びの 言葉 を 入 れます。ビジネスで 利用 されやすいのは、以下 の 結 びです。

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

フォーマルで 改 まった 表現 を 使 うのがポイントになります。日本人相手 と 同 じように、親 しい 友人 に 伝 えるようなカジュアルな 表現 を 使 わないようにしましょう。

英語 のビジネスメールの 書 き 方

一通 りの 書 き 方 がわかったところで、まとめてみましょう。以下 のような 文 になります。

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

解説 したのと 同 じ 流 れで 書 くだけで、誰 でも 上記 のメールを 作 れます。参考 にしてみてください。

英語 のメールを 書 く 時 に 意識 したい3つのポイント

英語 のメールを 書 く 場合、日本語 と 違 って 以下 の 点 を 意識 しましょう。

• 件名は端的かつ明確にする
• シンプルな文法を使う
• 相手に合った表現を使う

件名 は 端的 かつ 明確 にする

メールにとって、件名 は 顔 とでもいうべき 部分 です。受信者 は 件名 を 見 て、メールの 内容 を 予測 します。件名 を 見 ただけでゴミ 箱 に 入 れた 経験 は、誰 しもあるでしょう。

そのため、件名 は 端的 かつ 明確 にするよう 心 がけてください。何 について 抱 えているかがわかるので、スムーズなやり 取 りができます。

シンプルな 文法 を 使 う

英語 のメールは、シンプルな 文法 を 心 がけてください。日本語 は 複雑 な 言語 なので、同 じ 感覚 で 書 くとわかりにくいメールになってしまいます。中学校 で 習 うレベルの、シンプルかつ 読 みやすい 英文 にしましょう。

相手 にとって 読 みやすい 英文 かどうかが 重要 です。

相手 に 合 った 表現 を 使 う

日本語 と 同 じように、英語 も 相手 に 合 った 表現 が 大切 です。TPOに 合 わせた 書 き 方 を 心 がけましょう。

相手 との 距離感 を 間違 ってしまうと、後 で 余計 なトラブルになりかねません。文面 だけでは 感情 が 伝 わりにくいため、相手 に 合 った 表現 を 徹底 してください。

英語 のメールの 書 き 方 に 迷 ったら 翻訳 アプリを 使 おう

英語 のメールには、基本的 な 構成 があります。書 く 際 は 構成 を 意識 しつつ、ルールを 守 って 書 くようにしましょう。

もし 難 しい 場合 は、「DeepTranslate」がオススメです。バイリンガル 形式 で 翻訳 してくれるので、自分 が 思 っている 通 りに 書 けているのかの 確認 もできます。英語 のメールの 書 き 方 で 迷 った 場合 は、ぜひ1 度試 してみてくださいね。