【초보자용】영어 메일 쓰는 방법을 쉽게 해설｜기본 구성과 예문

사용 방법도 간단해서, 확장 기능 페이지에서「DeepTranslate」를 검색하고 설치하면 됩니다. 후에는 번역하고 싶은 페이지를 열어「ALT+A」를 누르면 자동으로 번역해 줍니다. 번거로운 클릭은 필요 없습니다. Gmail처럼 브라우저로 동작하는 메일을 사용하는 분이라면, 곧바로 능숙하게 사용할 수 있을 것입니다.

바이링구얼 형식으로 번역해 주기 때문에, 메일을 치면서 영어 공부도 할 수 있다는 점도 매력입니다. 번역 기능에는 ChatGPT가 사용되고 있어서, 업계 용어도 틀리지 않고 번역해 줍니다.

비즈니스 현장에서 크게 활약해 줄 번역 툴입니다.

영어 메일의 기본적인 쓰는 방법

그럼, 직접 쓸 때는 어떻게 쓰는지 살펴봅시다.

기본 구성은 한국과 같음
수신인
인사
요건
상세와 이유
상대방에게의 요구
마무리

기본 구성은 한국과 같음

영어라고 하면 어렵게 생각해버리지만, 메일 쓰는 방법은 한국과 같습니다. 기본적으로 다음 구성으로 씁니다.

수신인 / 수취인
인사
요건
상세와 이유
상대방에게의 요구
마무리

마지막에 서명을 넣으면 완료입니다. 한국인을 향해 쓰고 있는 메일과 같은 것이 이해가 되시나요?

구성만 이해할 수 있으면, 후는 개별의 쓰는 방법에 주의를 기울이면 됩니다.

수신인 / 수취인

수신인과 수취인은, 한국과 마찬가지로 거래처와의 거리감에 따라 사용을 구분합시다. 예를 들어, 다음과 같은 것이 있습니다.

Dear Mr. / Ms. + 라스트네임(성)：가장 포멀한 형태
Dear + 퍼스트네임(이름)：신뢰 관계가 성립되어 있는 상대에게 사용
To Whom it may concern：한국어에서「담당자님」에 해당하는 위치
Dear Colleagues,：사내 메일로 복수에게 일제 송신하는 경우

여성의 경우, 미혼・기혼에 관계없이 Ms.가 사용되므로, 주의하세요.

인사

영어에서도 인사는 중요합니다. 첫머리 부분에 인사를 넣도록 합시다. 기본적으로는, 다음 흐름으로 구성해 주세요.

인사문
자기 소개

주의하고 싶은 것은, 영어에는 한국어의「수고하셨습니다」라는 말이 존재하지 않는다는 점입니다. 따라서,「안녕하십니까?」「좋은 휴가를 보내셨습니까?」처럼, 상대방을 배려하는 구절을 사용하도록 합시다.

요건

인사 다음은 요건을 기재합니다. 요건에 관해서는, 다음을 반드시 지켜 주세요.

1행은 60～70문자 정도
대문자나 소문자만으로 쓰지 않는다
내용은 간결하게 한다

비즈니스 메일은, 편지와 달리 간결함이 중요합니다. 연락 의도가 알 수 있도록, 간결하고 읽기 쉬운 문장을 마음먹읍시다.

상세와 이유

요건을 제시하면, 다음에 상세와 이유를 기재합니다.「왜 그 요건으로 연락해 왔는가」를 제시합시다.

예를 들어, 휴일로 인해 연락이 늦어지는 경우, 다음과 같은 문장으로 합니다.

This is due to the Korean official holiday. (한국의 공휴일 때문입니다)

휴일이니까 쉬고 있어서 연락할 수 없다고 전하고 있습니다. 요건을 받은 위에서 이유를 설명하여, 상대방이 이해하기 쉽도록 합시다.

상대방에게의 요구

필요한 것은 아니지만, 상대방에게 어떠한 요구가 있는 경우는, 상세와 이유를 설명한 후에 넣읍시다.

부탁하는 측이므로 정중한 표현이 필요하다고 생각하게 되지만, 불필요합니다. 다음 점을 심플하게 써 주세요.

필요한 행동
기한

예의 바르고 간결함을 의식하면, 자연스럽게 쓸 수 있게 됩니다.

마무리

메일의 마지막에는, 마무리 말을 넣습니다. 비즈니스에서 이용되기 쉬운 것은, 다음의 마무리입니다.

Sincerely,
Best regards,
Yours truly,

포멀하고 격식 있는 표현을 사용하는 것이 포인트가 됩니다. 일본인 상대와 같이, 친한 친구에게 전하는 것 같은 캐주얼한 표현을 사용하지 않도록 합시다.

영어의 비즈니스 메일 쓰는 방법

일통의 쓰는 방법이 이해되었으므로, 정리해 봅시다. 다음과 같은 문장이 됩니다.

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

해설한 것과 같은 흐름으로 쓰면, 누구라도 상기 메일을 만들 수 있습니다. 참고해 보세요.

영어 메일을 쓸 때 의식하고 싶은 3가지 포인트

영어 메일을 쓸 경우, 한국어와 달리 다음의 점을 의식합시다.

제목은 간결하고 명확하게 한다
심플한 문법을 사용한다
상대방에 맞는 표현을 사용한다

제목은 간결하고 명확하게 한다

메일에 대해, 제목은 얼굴이라고도 할 수 있는 부분입니다. 수신자는 제목을 보고, 메일의 내용을 예측합니다. 제목을 본 것만으로 휴지통에 넣은 경험은, 누구에게나 있을 것입니다.

따라서, 제목은 간결하고 명확하게 하도록 마음먹어 주세요. 무엇에 대해 안고 있는지가 알 수 있으므로, 스무스한 주고받기가 됩니다.

심플한 문법을 사용한다

영어 메일은, 심플한 문법을 마음먹어 주세요. 한국어는 복잡한 언어이므로, 같은 감각으로 쓰면 이해하기 어려운 메일이 되어버립니다. 중학교에서 배우는 레벨의, 심플하고 읽기 쉬운 영문으로 합시다.

상대방에게 읽기 쉬운 영문인지가 중요합니다.

상대방에 맞는 표현을 사용한다

한국어와 같이, 영어도 상대방에 맞는 표현이 중요합니다. TPO에 맞춘 쓰는 방법을 마음먹읍시다.

상대방과의 거리감을 틀리게 해버리면, 후에 불필요한 트러블이 될 수 있습니다. 문면에서는 감정이 전달되기 어려우므로, 상대방에 맞는 표현을徹底해 주세요.

영어 메일 쓰는 방법이 막막하면 번역 앱을 사용하자

영어 메일에는, 기본적인 구성이 있습니다. 쓸 때는 구성을 의식하면서, 규칙을 지켜 쓰도록 합시다.

만약 어려운 경우는,「DeepTranslate」가 추천입니다. 바이링구얼 형식으로 번역해 주므로, 자신이 생각하는 대로 쓸 수 있는지의 확인도 할 수 있습니다. 영어 메일 쓰는 방법이 막막한 경우는, 꼭 한 번 시도해 보세요.