Guia para iniciantes: Como escrever emails em inglês | Estrutura básica e exemplos

Com o desenvolvimento da tecnologia de TI e a globalização dos negócios hoje em dia, cada vez mais pessoas trabalham com colegas no exterior.

Nessas situações, o idioma pode ser um desafio. Se você não estudou idiomas seriamente, receber emails em idiomas diferentes do seu idioma nativo pode ser intimidante.

Especialmente como muitas pessoas acham o inglês difícil, você gostaria de traduzir sem problemas se possível.

Então, neste artigo, explicaremos "como escrever emails em inglês". Também apresentamos ferramentas que podem melhorar dramaticamente suas trocas de emails em inglês, então use isso como referência.

Escreva emails em inglês sem pesquisar usando DeepTranslate

Todos se sentem intimidados ao receber um email inteiramente em inglês. Mesmo se você estudou muito durante seus dias de estudante, é diferente quando você vê realmente.

Para tais momentos, recomendamos a extensão do Google Chrome "DeepTranslate". Uma vez instalada no seu navegador, está imediatamente disponível como ferramenta de tradução.

É fácil de usar: simplesmente procure por "DeepTranslate" na página de extensões e instale-o. Depois abra a página que você deseja traduzir e pressione "ALT+A" para tradução automática. Nenhum clique incômodo necessário. Se você usa email web como Gmail, pode dominá-lo imediatamente.

Como traduz em formato bilíngue, também é atraente que você pode estudar inglês enquanto escreve emails. Ele usa ChatGPT para tradução, garantindo uma tradução precisa da terminologia da indústria.

É uma ferramenta de tradução que desempenhará um papel importante em ambientes de negócios.

Estrutura básica de emails em inglês

Agora, vamos ver como escrever quando você mesmo compõe emails.

• A estrutura básica é a mesma do Brasil
• Endereço/saudação
• Saudação
• Ponto principal
• Detalhes e razões
• Solicitação ao destinatário
• Fechamento

A estrutura básica é a mesma do Brasil

Mesmo que seja em inglês, não pense que é muito complexo. O estilo de escrita de emails é o mesmo do Brasil. Basicamente, você escreve com a seguinte estrutura:

• Destinatário/Endereço
• Saudação
• Ponto principal
• Detalhes e razões
• Solicitação ao destinatário
• Fechamento

Finalmente, adicione sua assinatura e pronto. Você pode ver que é o mesmo que escrever emails para pessoas de língua portuguesa, certo?

Uma vez que você entende a estrutura, você só precisa prestar atenção aos estilos de escrita individuais.

Destinatário/Endereço

Para endereços e destinatários, como no Brasil, varie a formalidade baseada na sua relação com o parceiro comercial. Por exemplo:

• Dear Mr. / Ms. + Sobrenome: Forma mais formal
• Dear + Nome próprio: Para alguém com quem você tem um relacionamento de confiança estabelecido
• To Whom it may concern: Equivalente a "Prezado Senhor/Senhora" em português
• Dear Colleagues,: Para emails internos enviados a várias pessoas ao mesmo tempo

Para mulheres, use Ms. independentemente do estado civil, então tenha isso em mente.

Saudação

Saudações são importantes mesmo em inglês. Inclua uma saudação no início. Basicamente, estruture-a com o seguinte fluxo:

• Texto de saudação
• Auto-apresentação

O que deve ser notado é que o inglês não tem uma frase equivalente ao português "Prezado" ou "Caro". Portanto, use frases que mostrem consideração pelo destinatário, como "How are you?" ou "Did you have a good holiday?"

Ponto principal

Após a saudação, vem o ponto principal. Sobre o ponto principal, siga sempre estas regras:

• Mantenha as linhas em torno de 60-70 caracteres
• Não escreva apenas em maiúsculas ou minúsculas
• Mantenha o conteúdo conciso

Emails comerciais diferem de cartas em que a concisão é importante. Certifique-se de que sua intenção de comunicação seja clara e formule frases concisas e legíveis.

Detalhes e razões

Depois de apresentar o ponto principal, forneça detalhes e razões. Explique "por que você está contactando com esta solicitação".

Por exemplo, se você estiver atrasado devido a um feriado, use o seguinte texto:

• This is due to the official holiday. (Isso se deve ao feriado oficial.)

Você está comunicando que não podem contactá-lo porque é feriado. Depois de apresentar a solicitação, explique as razões para que o destinatário possa entender facilmente.

Solicitação ao destinatário

Embora nem sempre seja necessária, se você tiver alguma solicitação para o destinatário, inclua-a depois de explicar detalhes e razões.

Como você é quem faz a solicitação, pode pensar que expressões formais são necessárias, mas não são. Simplesmente escreva os seguintes pontos:

• Ação necessária
• Prazo

Se você for cortês mas conciso, poderá escrever naturalmente.

Fechamento

No final do email, inclua uma frase de fechamento. Os fechamentos comumente usados nos negócios são:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

A chave é usar expressões formais e polidas. Assim como com destinatários de língua portuguesa, evite expressões casuais que você usaria com amigos próximos.

Como escrever emails comerciais em inglês

n Agora que você entende o estilo de escrita geral, vamos resumir. Aqui está um exemplo:

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

Qualquer pessoa pode criar o email acima seguindo simplesmente o mesmo fluxo explicado. Use isso como referência.

3 pontos a ter em mente ao escrever emails em inglês

Ao escrever emails em inglês, tenha em mente os seguintes pontos, que diferem do português:

• Faça as linhas de assunto concisas e claras
• Use gramática simples
• Use expressões apropriadas para o destinatário

Faça as linhas de assunto concisas e claras

Para emails, a linha de assunto é como o rosto. Os destinatários olham para a linha de assunto para prever o conteúdo do email. Todos tiveram a experiência de colocar um email na lixeira apenas olhando para a linha de assunto.

Portanto, certifique-se de manter as linhas de assunto concisas e claras. Quando está claro do que se trata, a comunicação será mais fluida.

Use gramática simples

Para emails em inglês, mire na gramática simples. O português é uma língua complexa, então escrever com a mesma sensibilidade produzirá emails difíceis de entender. Use inglês simples e legível no nível do ensino médio.

Se é legível para o destinatário é o que importa.

Use expressões apropriadas para o destinatário

Assim como em português, usar expressões apropriadas para o destinatário também é importante em inglês. Esteja ciente de estilos de escrita apropriados para o TPO (Tempo, Lugar, Ocasião).

Se você julgar mal a distância com o destinatário, isso pode levar a problemas desnecessários mais tarde. Como as emoções são difíceis de transmitir apenas através de texto, por favor seja minucioso no uso de expressões apropriadas para o destinatário.

Use aplicativos de tradução quando não tiver certeza sobre escrever emails em inglês

Os emails em inglês têm uma estrutura básica. Ao escrever, esteja ciente da estrutura e siga as regras.

Se for difícil, "DeepTranslate" é recomendado. Como traduz em formato bilíngue, você também pode verificar se está escrevendo conforme pretendido. Se não tiver certeza sobre como escrever emails em inglês, por favor experimente.