Руководство для начинающих: Как писать электронные письма на английском | Базовая структура и примеры

С развитием IT-технологий и глобализацией бизнеса сегодня все больше людей работают с коллегами за рубежом.

В таких ситуациях язык может быть сложным. Если вы не изучали языки серьезно, получение писем на языках, отличных от вашего родного, может быть пугающим.

Особенно, поскольку многие люди считают английский сложным, вы бы хотели переводить беспрепятственно, если возможно.

Поэтому в этой статье мы объясним, "как писать электронные письма на английском". Мы также представляем инструменты, которые могут значительно улучшить ваш обмен письмами на английском, пожалуйста, используйте это как справочный материал.

Пишите письма на английском без исследований с помощью DeepTranslate

Все чувствуют себя напуганными, получая письмо полностью на английском. Даже если вы усердно учились во время учебы, это другое, когда вы видите это на самом деле.

Для таких случаев мы рекомендуем расширение Google Chrome "DeepTranslate". После установки в ваш браузер оно сразу доступно как инструмент перевода.

Простота использования: просто найдите "DeepTranslate" на странице расширений и установите его. Затем откройте страницу, которую хотите перевести, и нажмите "ALT+A" для автоматического перевода. Никаких утомительных кликов не требуется. Если вы используете веб-почту, такую как Gmail, вы можете освоить ее сразу.

Поскольку она переводит в двуязычном формате, также привлекательно то, что вы можете изучать английский, пока пишете письма. Она использует ChatGPT для перевода, обеспечивая точный перевод отраслевой терминологии.

Это инструмент перевода, который будет играть важную роль в деловой среде.

Базовая структура электронных писем на английском

Теперь посмотрим, как писать, когда вы сами пишете письма.

• Базовая структура такая же, как в России
• Адрес/обращение
• Приветствие
• Основной момент
• Детали и причины
• Запрос к получателю
• Закрытие

Базовая структура такая же, как в России

Даже если это английский, не думайте, что это слишком сложно. Стиль написания писем такой же, как в России. В основном вы пишете со следующей структурой:

• Получатель/Адрес
• Приветствие
• Основной момент
• Детали и причины
• Запрос к получателю
• Закрытие

Наконец, добавьте свою подпись, и готово. Видите ли, это то же самое, что писать письма на русском языке?

Как только вы поймете структуру, вам просто нужно обращать внимание на индивидуальные стили письма.

Получатель/Адрес

Для адресов и получателей, как в России, варьируйте формальность в зависимости от ваших отношений с деловым партнером. Например:

• Dear Mr. / Ms. + Фамилия: Самая формальная форма
• Dear + Имя: Для кого-то, с кем у вас установлены доверительные отношения
• To Whom it may concern: Эквивалент "Кому это может concern" в русском
• Dear Colleagues,: Для внутренних писем, отправляемых нескольким людям сразу

Для женщин используйте Ms. независимо от семейного положения, пожалуйста, обратите на это внимание.

Приветствие

Приветствия важны даже на английском. Включите приветствие в начале. В основном структурируйте его с следующим потоком:

• Текст приветствия
• Самопредставление

Что следует отметить, так это то, что в английском нет фразы, эквивалентной русскому "Уважаемый". Поэтому используйте фразы, показывающие заботу о получателе, такие как "How are you?" или "Did you have a good holiday?"

Основной момент

После приветствия следует основной момент. Что касается основного момента, всегда следуйте этим правилам:

• Держите строки около 60-70 символов
• Не пишите только заглавными или строчными буквами
• Держите содержание кратким

Деловые письма отличаются от обычных писем тем, что краткость важна. Убедитесь, что ваше коммуникационное намерение ясно, и формулируйте краткие, читаемые предложения.

Детали и причины

После того, как вы представили основной момент, далее предоставьте детали и причины. Объясните, "почему вы связываетесь с этим запросом".

Например, если вы задерживаетесь из-за праздника, используйте следующий текст:

• This is due to the Russian official holiday. (Это связано с официальным российским праздником.)

Вы сообщаете, что с вами нельзя связаться, потому что праздник. После представления запроса объясните причины, чтобы получатель мог легко понять.

Запрос к получателю

Хотя это не всегда необходимо, если у вас есть какой-либо запрос к получателю, включите его после объяснения деталей и причин.

Поскольку вы тот, кто делает запрос, вы можете подумать, что нужны формальные выражения, но это не так. Просто напишите следующие пункты:

• Необходимое действие
• Срок

Если вы будете вежливы, но кратки, вы сможете писать естественно.

Закрытие

В конце письма включите фразу закрытия. Общепринятые закрытия в бизнесе:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

Ключ в том, чтобы использовать формальные, отполированные выражения. Так же, как с русскоязычными получателями, избегайте случайных выражений, которые вы бы использовали с близкими друзьями.

Как писать деловые письма на английском

Теперь, когда вы понимаете общий стиль письма, подведем итог. Вот пример:

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

Любой может создать вышеупомянутое письмо, просто следуя тому же потоку, что и объяснено. Пожалуйста, используйте это как справочный материал.

3 пункта, о которых следует помнить при написании писем на английском

При написании писем на английском помните о следующих пунктах, которые отличаются от русского:

• Делайте строки темы краткими и четкими
• Используйте простую грамматику
• Используйте выражения, подходящие для получателя

Делайте строки темы краткими и четкими

Для писем строка темы — это как лицо. Получатели смотрят на строку темы, чтобы предсказать содержание письма. У всех был опыт отправки письма в корзину, просто глядя на строку темы.

Поэтому убедитесь, что держите строки темы краткими и четкими. Когда ясно, о чем идет речь, общение будет более плавным.

Используйте простую грамматику

Для писем на английском стремитесь к простой грамматике. Русский — сложный язык, поэтому письмо с таким же чувством даст трудно понимаемые письма. Используйте простой, легко читаемый английский на уровне средней школы.

Важно, читаем ли это для получателя.

Используйте выражения, подходящие для получателя

Так же, как и на русском, использование выражений, подходящих для получателя, также важно на английском. Будьте осведомлены о стилях письма, подходящих для TPO (Время, Место, Случай).

Если вы неправильно оцените расстояние с получателем, это может привести к ненужным проблемам позже. Поскольку эмоции трудно передать только через текст, пожалуйста, будьте тщательны в использовании выражений, подходящих для получателя.

Используйте приложения для перевода, когда не уверены в написании писем на английском

Письма на английском имеют базовую структуру. При написании будьте осведомлены о структуре и следуйте правилам.

Если это сложно, рекомендуется "DeepTranslate". Поскольку она переводит в двуязычном формате, вы также можете проверить, пишете ли вы так, как предполагалось. Если вы не уверены, как писать письма на английском, пожалуйста, попробуйте.