【初学者指南】英语邮件写作方法详解｜基本结构与例文

随着IT技术的发展和业务全球化，越来越多的人在海外工作。

在这种情况下，语言成为困扰。如果没有认真学习过语言，收到非母语的邮件时会感到紧张。

特别是很多人对英语有畏难情绪，所以希望能够顺利翻译。

因此，本文将讲解「英语邮件的写作方法」。我们还会介绍能够显著改善英语邮件交流的工具，请作为参考。

无需研究就能写英语邮件：DeepTranslate

收到全英文邮件时感到紧张是人之常情。即使学生时代努力学习过英语，实际看到时感觉还是不一样。

这时候，推荐使用Google Chrome扩展程序「DeepTranslate」。安装到浏览器后，即可立即使用的翻译工具。

使用方法也很简单：在扩展程序页面搜索「DeepTranslate」并安装即可。然后打开需要翻译的页面，按「ALT+A」即可自动翻译。无需繁琐点击。如果使用Gmail等浏览器邮件，马上就能熟练使用。

由于是双语格式翻译，一边写邮件一边学习英语也是其魅力所在。翻译功能使用ChatGPT，能够准确翻译行业术语。

这是在商务现场能大有作为的翻译工具。

英语邮件的基本写作方法

那么，自己写的时候该如何写呢？让我们一起来看看。

• 基本结构与日本相同
• 收件人/称呼
• 问候语
• 要点
• 详情和理由
• 对收件人的要求
• 结尾

基本结构与日本相同

虽然涉及英语，但不要想得太复杂。邮件写作方式与日本相同。基本上按以下结构书写：

• 收件人/称呼
• 问候语
• 要点
• 详情和理由
• 对收件人的要求
• 结尾

最后加上署名就完成了。可以看到这和写给日本人的邮件是一样的，对吧？

一旦理解了结构，只需要注意个别的写作方式即可。

收件人/称呼

收件人和称呼与日本一样，根据与合作伙伴的距离感来区分使用。例如：

• Dear Mr. / Ms. + 姓氏：最正式的形式
• Dear + 名字：用于已建立信任关系的对方
• To Whom it may concern：相当于中文的「敬启者」
• Dear Colleagues,：公司内部邮件群发时使用

女性无论已婚未婚都使用Ms.，请注意这一点。

问候语

英语中问候也很重要。开头要加入问候语。基本上按以下流程构成：

• 问候文
• 自我介绍

需要注意的是，英语中没有中文「辛苦了」这样的表达。因此，请使用关心对方的短语，如「How are you?」「Did you have a good holiday?」。

要点

问候之后，陈述要点。关于要点，请务必遵守以下规则：

• 每行60-70字符左右
• 不要全大写或全小写
• 内容要简洁

商务邮件与书信不同，简洁很重要。确保沟通意图清晰，写出简洁易读的句子。

详情和理由

陈述要点后，接下来说明详情和理由。解释「为什么以此事联系对方」。

例如，如果因假日而延迟联系，使用以下文本：

• This is due to the Chinese official holiday.（因为是中国假日）

传达因为放假所以无法联系。在提出要点后说明理由，让对方容易理解。

对收件人的要求

虽然不是必须的，但如果对收件人有任何要求，请在说明详情和理由后加入。

因为是请求方，可能认为需要礼貌表达，但其实不需要。请简单写明以下几点：

• 需要的行动
• 截止日期

注意礼貌且简洁，自然就能写出合适的邮件。

结尾

邮件最后要加入结束语。商务中常用的结尾有：

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

要点是使用正式、庄重的表达。就像对日本人一样，避免使用对亲密朋友的那种随意表达。

英语商务邮件的写作方法

了解了大致写作方法后，让我们来总结一下。以下是一个例子：

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

按照上面讲解的相同流程写作，任何人都能写出上述邮件。请作为参考。

写英语邮件时要注意的3个要点

写英语邮件时，请注意以下几点，这与中文有所不同：

• 主题要简洁明了
• 使用简单语法
• 使用适合对方的表达

主题要简洁明了

对于邮件来说，主题就像是脸面。收件人通过主题预测邮件内容。只看主题就扔进垃圾箱的经历，谁都有过。

因此，请注意主题要简洁明了。当对方清楚你关心什么时，沟通会更顺畅。

使用简单语法

英语邮件要注意使用简单语法。中文是复杂的语言，用同样的感觉写会写出难懂的邮件。使用初中水平的、简单易读的英文。

对收件人来说是否易读很重要。

使用适合对方的表达

就像中文一样，英语中使用适合对方的表达也很重要。注意符合TPO（时间、地点、场合）的写作方式。

如果误判与对方的距离感，可能会在以后引起不必要的麻烦。因为仅靠文字难以传达情感，请务必使用适合对方的表达。

对英语邮件写作方法迷茫时请使用翻译应用

英语邮件有基本的结构。写作时注意结构，遵守规则来写。

如果觉得难，推荐使用「DeepTranslate」。因为是双语格式翻译，还可以确认自己是否按意图在写作。如果对英语邮件写作方法感到迷茫，请务必尝试一下。