【初學者指南】英語郵件寫作方法詳解｜基本結構與例文

隨著IT技術的發展和業務全球化，越來越多的人在海外工作。

在這種情況下，語言成為困擾。如果沒有認真學習過語言，收到非母語的郵件時會感到緊張。

特別是很多人對英語有畏難情緒，所以希望能夠順利翻譯。

因此，本文將講解「英語郵件的寫作方法」。我們還會介紹能夠顯著改善英語郵件交流的工具，請作為參考。

無需研究就能寫英語郵件：DeepTranslate

收到全英文郵件時感到緊張是人之常情。即使學生時代努力學習過英語，實際看到時感覺還是不一樣。

這時候，推薦使用Google Chrome擴充功能「DeepTranslate」。安裝到瀏覽器後，即可立即使用的翻譯工具。

使用方法也很簡單：在擴充功能頁面搜尋「DeepTranslate」並安裝即可。然後打開需要翻譯的頁面，按「ALT+A」即可自動翻譯。無需繁瑣點擊。如果使用Gmail等瀏覽器郵件，馬上就能熟練使用。

由於是雙語格式翻譯，一邊寫郵件一邊學習英語也是其魅力所在。翻譯功能使用ChatGPT，能夠準確翻譯行業術語。

這是在商務現場能大有作為的翻譯工具。

英語郵件的基本寫作方法

那麼，自己寫的時候該如何寫呢？讓我們一起來看看。

• 基本結構與台灣相同
• 收件人/稱呼
• 問候語
• 要點
• 詳情和理由
• 對收件人的要求
• 結尾

基本結構與台灣相同

雖然涉及英語，但不要想得太複雜。郵件寫作方式與台灣相同。基本上按以下結構書寫：

• 收件人/稱呼
• 問候語
• 要點
• 詳情和理由
• 對收件人的要求
• 結尾

最後加上署名就完成了。可以看到這和寫給台灣人的郵件是一樣的，對吧？

一旦理解了結構，只需要注意個別的寫作方式即可。

收件人/稱呼

收件人和稱呼與台灣一樣，根據與合作夥伴的距離感來區分使用。例如：

• Dear Mr. / Ms. + 姓氏：最正式的形式
• Dear + 名字：用於已建立信任關係的對方
• To Whom it may concern：相當於繁體中文的「敬啟者」
• Dear Colleagues,：公司內部郵件群發時使用

女性無論已婚未婚都使用Ms.，請注意這一點。

問候語

英語中問候也很重要。開頭要加入問候語。基本上按以下流程構成：

• 問候文
• 自我介紹

需要注意的是，英語中沒有繁體中文「辛苦了」這樣的表達。因此，請使用關心對方的短語，如「How are you?」「Did you have a good holiday?」。

要點

問候之後，陳述要點。關於要點，請務必遵守以下規則：

• 每行60-70字符左右
• 不要全大寫或全小寫
• 內容要簡潔

商務郵件與書信不同，簡潔很重要。確保溝通意圖清晰，寫出簡潔易讀的句子。

詳情和理由

陳述要點後，接下來說明詳情和理由。解釋「為什麼以此事聯繫對方」。

例如，如果因假日而延遲聯繫，使用以下文本：

• This is due to the official holiday.（因為是假日）

傳達因為放假所以無法聯繫。在提出要點後說明理由，讓對方容易理解。

對收件人的要求

雖然不是必須的，但如果對收件人有任何要求，請在說明詳情和理由後加入。

因為是請求方，可能認為需要禮貌表達，但其實不需要。請簡單寫明以下幾點：

• 需要的行動
• 截止日期

注意禮貌且簡潔，自然就能寫出合適的郵件。

結尾

郵件最後要加入結束語。商務中常用的結尾有：

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours truly,

要點是使用正式、莊重的表達。就像對台灣人一樣，避免使用對親密朋友的那種隨意表達。

英語商務郵件的寫作方法

了解了大致寫作方法後，讓我們來總結一下。以下是一個例子：

Subject: Reminder: Overdue Payment for Invoice #12345

Dear John,

I hope this message finds you well. I am writing to kindly remind you that the payment for Invoice #12345, which was due on 30.9.2024, has not yet been received. As of today, the payment is 5 days overdue.

We understand that delays can happen, and we would appreciate it if you could let us know when we might expect the payment. If there are any issues or concerns regarding the invoice, please feel free to reach out so we can assist in resolving them.

Please find the invoice attached again for your reference. We kindly ask that the payment be made at your earliest convenience.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards, Taka Yamauchi

按照上面講解的相同流程寫作，任何人都能寫出上述郵件。請作為參考。

寫英語郵件時要注意的3個要點

寫英語郵件時，請注意以下幾點，這與繁體中文有所不同：

• 主題要簡潔明了
• 使用簡單語法
• 使用適合對方的表達

主題要簡潔明了

對於郵件來說，主題就像是臉面。收件人通過主題預測郵件內容。只看主題就扔進垃圾箱的經歷，誰都有過。

因此，請注意主題要簡潔明了。當對方清楚你關心什麼時，溝通會更順暢。

使用簡單語法

英語郵件要注意使用簡單語法。繁體中文是複雜的語言，用同樣的感覺寫會寫出難懂的郵件。使用國中水平的、簡單易讀的英文。

對收件人來說是否易讀很重要。

使用適合對方的表達

就像繁體中文一樣，英語中使用適合對方的表達也很重要。注意符合TPO（時間、地點、場合）的寫作方式。

如果誤判與對方的距離感，可能會在以後引起不必要的麻煩。因為僅靠文字難以傳達情感，請務必使用適合對方的表達。

對英語郵件寫作方法迷茫時請使用翻譯應用

英語郵件有基本的結構。寫作時注意結構，遵守規則來寫。

如果覺得難，推薦使用「DeepTranslate」。因為是雙語格式翻譯，還可以確認自己是否按意圖在寫作。如果對英語郵件寫作方法感到迷茫，請務必嘗試一下。